PORTARIA GP nº 018/2004

de 18 de outubro de 2004

 

Regulamenta o Setor de Arquivo Geral do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região.

 

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15^a REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, nos termos do Provimento nº 10/2002 do TST, e da Resolução Administrativa nº 05/2004, que estabeleceu as atribuições do Setor de Arquivo Geral e conforme decidido em Sessão Administrativa realizada em 30 de setembro de 2004,

 

RESOLVE:

 

Art. 1º O Setor de Arquivo Geral passa a receber as atribuições de Arquivo Intermediário das unidades de 2ª Instância do Tribunal, assim como das Varas do Trabalho de Campinas, e será regulamentado por esta Portaria.

 

Das Atribuições

 

Art. 2º Compete ao Arquivo Geral:

1. proceder à guarda de documentos e processos administrativos na fase intermediária;
2. receber e organizar os documentos previamente classificados pelas demais unidades do Tribunal, de acordo com a tabela de temporalidade;
3. receber e organizar os autos findos das Varas de Campinas;
4. proceder, se necessário, à higienização dos documentos e processos recolhidos;
5. guardar processos judiciais das Varas de Campinas que aguardam os prazos previstos para fase intermediária;
6. proceder ao descarte de documentos e à transferência do acervo nos casos previstos;
7. proceder à transferência dos autos findos para a Subcomissão de Eliminação;
8. controlar o trâmite dos documentos e processos;
9. recuperar informações;
10. atender aos usuários internos;
11. analisar, selecionar e avaliar documentos.

 

Do Arquivamento de Documentos Administrativos

 

Art. 3º Os documentos e processos administrativos produzidos pelas unidades do TRT deverão ser transferidos ao Arquivo Intermediário (Arquivo Geral) após terem sido cumpridos os prazos de guarda no arquivo corrente (unidade administrativa), conforme Tabela de Temporalidade adotada pelo Tribunal.

Art. 4º A unidade administrativa geradora deverá adotar as seguintes providências antes da transferência dos documentos:

1. observar o calendário de recolhimento;
2. retirar todos os acessórios de metal (grampos e clipes);
3. não utilizar fita adesiva e nem amarrar os documentos com elástico ou barbante;
4. separar e classificar o material por tipo e ano, conforme Tabela de Temporalidade;
5. colocar em caixa-arquivo, especificando o código de classificação, série documental, prazo de guarda e destinação final;
6. preencher Relação de Documentos Recolhidos, em duas vias (anexo I), listando individualmente os documentos transferidos, conforme orientação do Arquivo Geral;
7. elaborar Declaração de Restrição para documentos sigilosos (em cor diferente).

Art. 5º Recebidos os documentos, o Setor de Arquivo deverá verificar se foram cumpridas as determinações constantes no artigo anterior, devolvendo, após a devida conferência, uma das vias da Relação de Documentos Recolhidos à unidade geradora, respeitando o prazo máximo de 60 dias.

Parágrafo único. A não observância dos requisitos necessários para arquivamento implicará devolução do material, cabendo ao setor origem, após cientificado do fato, providenciar sua retirada.

 

Do Arquivamento dos Autos dos Processos Judiciais

 

Art. 6º Os processos de competência originária, assim como os autuados nas unidades jurisdicionais de primeira instância localizadas em Campinas, serão destinados aos seguintes arquivos:

I - ARQUIVO CORRENTE - SECRETARIA DO TRIBUNAL OU DAS VARAS: destinado aos processos em curso, que aguardam decurso de prazo, cumprimento de diligência ou iniciativa da parte;

II - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - SETOR DE ARQUIVO GERAL: destinado aos autos arquivados provisoriamente ou em definitivo, que aguardam o decurso do prazo legal para eliminação ou preservação;

III - ARQUIVO PERMANENTE - CENTRO DE MEMÓRIA: processos e documentos cujo destino seja a guarda permanente, tendo em vista valor reconhecidamente histórico, nos termos da Resolução nº 05/2004.

Art. 7º Os autos que contenham qualquer pendência permanecerão no arquivo corrente da Vara do Trabalho, pelo prazo de 3 (três) anos, devendo ser acondicionados em caixas-arquivo com etiqueta de cor vermelha.

§ 1º Decorrido este prazo, e não sobrevindo nenhum fato que altere sua situação, o juiz determinará a remessa ao Setor de Arquivo Geral e, neste, permanecerão pelo prazo de 10 (dez) anos, contados da data do recolhimento ao Arquivo Intermediário, podendo então ser preservados ou eliminados, na forma da lei.

Art. 8º A Secretaria da Vara, ao enviar autos para o Arquivo Intermediário, deverá separá-los em findos e não findos, acondicionando-os em caixa-arquivo com etiquetas de cores diferentes: vermelha para não-findos e azul para findos.

§ 1º Os processos judiciais findos, arquivados definitivamente, receberão certidão de arquivamento, expedida pelo Diretor de Secretaria, em que conste a inexistência de pendências, assim como a constatação de algum critério histórico.

§ 2º Os processos remetidos ao arquivo definitivo que contiverem carteiras de trabalho e previdência social, carnês de recolhimento de contribuições previdenciárias e outros documentos considerados relevantes deverão ser identificados, para facilitar posterior desentranhamento no caso de eliminação.

§ 3º Os processos que, na pré-avaliação feita pela Vara, não justifiquem a guarda permanente poderão ser reavaliados ao final do prazo de Arquivo Intermediário, pela Comissão de Avaliação de Documentos.

§ 4º Ao proceder à avaliação dos autos, a Subcomissão de Eliminação, auxiliada por um servidor do Centro de Memória e do Arquivo Geral, deverá retirar as sentenças e acórdãos dos processos destinados à eliminação.

Art. 9º A Secretaria da Vara deverá adotar as seguintes providências antes da transferência dos processos:

1. retirar os acessórios de metal das capas e contra-capas (grampos e clipes);
2. separar e classificar o material por tipo e ano, conforme Tabela de Temporalidade;
3. colocar em caixa-arquivo, conforme especificado no artigo anterior;
4. proceder aos registros no sistema informatizado, inserindo número da caixa, prazo de guarda, destinação final e gerar guia de remessa em duas vias;
5. elaborar Declaração de Restrição para documentos sigilosos (em cor diferente).

Art. 10. Recebidos os autos de processos judiciais findos, por meio de sistema informatizado, será verificada a existência de certidão de arquivamento, nos termos do art. 8º, § 1º.

Parágrafo único. Não existindo a referida certidão, os autos serão devolvidos à Vara do Trabalho de origem para a devida regularização.

Art. 11. A remessa de autos findos à Seção de Arquivo será realizada em dias determinados para cada Vara do Trabalho de Campinas, conforme cronograma estabelecido pelo Setor de Arquivo.

Parágrafo único. Os processos que já se encontravam sob a custódia do Arquivo Geral poderão ser arquivados sem a observância das datas estabelecidas no cronograma.

 

Da Consulta ou Vista de Autos Judiciais Arquivados

 

Art. 12. Os processos arquivados na fase intermediária poderão ser objeto de consulta pelas partes ou advogados mediante requerimento fundamentado.

§1º Será concedida a vista dos autos para consulta ou extração de fotocópias de peças processuais, independentemente de despacho de autoridade competente (nos termos do art. 162, § 4º, do CPC) observando-se o grau de sigilo conforme disposições legais.

§ 2º O serviço de consulta e fotocópia será realizado, exclusivamente, nas dependências do Centro de Memória, Arquivo e Cultura.

§ 3º Os interessados deverão preencher formulário padrão, disponível nas dependências do CMAC ou por meio eletrônico (S.A J. - Serviço de Apoio ao Jurisdicionado - Solicitação de Vista dos Autos).

§ 4º Incumbe ao usuário o fornecimento do maior número de informações possíveis para a localização do processo.

§ 5º O Arquivo Geral deverá encaminhar os autos ao Centro de Memória no prazo máximo de 10 dias, para este conceder vista no prazo assinalado no formulário.

 

Do Desarquivamento

 

Art. 13. Os documentos e os processos arquivados na fase intermediária poderão ser desarquivados mediante requerimento fundamentado da unidade geradora ou por solicitação da Presidência, Vice-Presidência, Corregedoria ou Vice-Corregedoria.

Art. 14. O desarquivamento será admitido mediante despacho quando ocorrer fato modificador, observando-se o disposto no art. 4º da Resolução Administrativa nº 05/2004.

Parágrafo único. O Setor de Arquivo Geral deverá atender às requisições no prazo máximo de 10 dias.

Art. 15. Sobrevindo o recebimento de petição, carta precatória, ofício e quaisquer expedientes que devam ser juntados ao processo, a Secretaria da Vara deverá solicitar seu desarquivamento ao Setor de Arquivo Geral.

§ 1º Versando a petição sobre extração de fotocópias e autenticações de peças processuais, a Secretaria da Vara poderá solicitar o desarquivamento ou informar aos interessados sobre o serviço de consulta prestado pelo Centro de Memória, nos termos do art. 12, §1º.

§ 2º A expedição de certidões e o desentranhamento de documentos serão realizados pelas Secretarias das Varas.

 

Dos Arquivos das Varas do Trabalho

 

Art. 16. Os arquivos das Varas do Trabalho da 15ª Região, com exceção da cidade de Campinas, constituem-se em corrente e intermediário.

Art. 17. O Centro de Memória constitui-se em arquivo permanente, devendo a ele serem remetidos todos os autos de guarda permanente.

Art. 18. Os procedimentos estabelecidos nesta Portaria aplicam-se aos arquivos da Varas do Trabalho, no que couberem.

 

Da Eliminação de Autos de Processos Judiciais

 

Art. 19. A eliminação de autos findos deverá observar o disposto na Resolução Administrativa nº 05/2004.

Art. 20. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

 

(a) ELIANA FELLIPE TOLEDO

Juíza Presidente