PORTARIA GP nº 019/2004

de 18 de outubro de 2004

 

Regulamenta o Centro de Memória, Arquivo e Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região.

 

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15^a REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, nos termos do Provimento nº 10/2002 do TST, e da Resolução Administrativa nº 06/2004, que instituiu o Centro de Memória, Arquivo e Cultura, e conforme decidido em Sessão Administrativa realizada em 30 de setembro de 2004,

RESOLVE:

Art. 1º O Centro de Memória, Arquivo e Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região, instituído pela Resolução Administrativa nº 06/2004, passa a ser regulamentado por esta Portaria.

Das Atribuições

Art. 2º Compete ao Centro de Memória, Arquivo e Cultura:

 

1. receber e organizar os documentos previamente classificados pelas demais unidades do Tribunal;
2. proceder, se necessário, à higienização dos documentos recebidos;
3. guardar e preservar o acervo documental;
4. controlar o recebimento e empréstimo dos documentos, através de sistema informatizado;
5. recuperar informações;
6. elaborar instrumentos de pesquisa, com vistas à divulgação do acervo e à disseminação de informações;
7. implantar e executar processo de reprodução de documentos que tenham condições de manuseio;
8. atender aos usuários internos e externos;
9. analisar, selecionar e avaliar documentos;
10. divulgar permanentemente seu acervo.

Do Funcionamento

Art. 3º A estrutura física compreende, além do acervo:

I - espaço destinado à leitura;

I I - mesa de consulta de documentos e processos;

III - expositor móvel;

IV - expositor fixo;

V- mesa para consulta de vídeos;

VI - espaço cultural com exposição permanente.

Art. 4º Horário de atendimento:

Usuários internos: das 11h às 19h

Usuários externos: das 12h às 18h

Art. 5º O serviço de atendimento inclui:

I - pesquisa e levantamento em banco de dados;

II - consulta em terminais de computador;

III - empréstimo de processos pertencentes ao Arquivo Intermediário;

IV - orientação para utilização do acervo e dos recursos disponíveis;

V - fornecimento de fotocópias;

VI - visita orientada.

Do Acervo Documental

Art.6º Serão recolhidos ao Centro de Memória e constituirão seu acervo todos os registros de reconhecido valor histórico, independentemente do suporte, compreendendo processos, fotografias, fitas de vídeo, filmagens, documentos e objetos definidos como de guarda permanente, nos termos da Resolução Administrativa 06/2004.

Art. 7º Consideram-se processos e documentos administrativos de guarda permanente aqueles que, em função de seu valor histórico, probatório e informativo, devam ser definitivamente preservados, conforme Tabela de Temporalidade do Tribunal.

Art. 8º Consideram-se processos judiciais de Arquivo Permanente aqueles que, em função de seu valor como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa, devam ser preservados, conforme os critérios fixados pela Comissão para Estudos de Critérios de Preservação da Memória da Justiça do Trabalho.

Dos Critérios de Guarda de Processos

Art. 9º São de guarda permanente:

 

1. os 10 (dez) primeiros processos de cada Vara do Trabalho;
2. as ações autuadas antes de 1946 (integração da Justiça do Trabalho ao Poder Judiciário);
3. os processos de dissídio coletivo;
4. os acórdãos, sentenças e despachos terminativos;
5. de 3% (três por cento) a 5% (cinco por cento) dos autos findos destinados à eliminação, conservando-se no mínimo 01 (um) processo de cada matéria/objeto, classificado de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do Tribunal;
6. os processos históricos, conforme critérios a seguir relacionados:

1. aspectos relacionados à memória histórica da localidade e importância para pesquisa;

2. originalidade do fato;

3. mudança significativa da legislação aplicável ao caso;

4. ações com referência para jurisprudência;

5. existência de laudos técnicos e/ou pareceres;

6. causas e decisões de grande impacto social, econômico, político e cultural;

7. eventuais personalidades;

8. características da prova documental;

9. trabalho infantil e feminino;

10. sindicato.

§ 1º É facultada ao Magistrado a formulação de proposta fundamentada de guarda definitiva de processo em que tenha atuado.

§ 2º As sentenças, acórdãos e despachos constantes dos autos findos destinados à eliminação deverão ser retirados pela Subcomissão de Eliminação de Autos Findos de 1ª Instância, após decisão do Tribunal autorizando a eliminação, e recolhidos ao Centro de Memória, Arquivo e Cultura, para guarda permanente.

Do Recolhimento de Documentos Administrativos

Art. 10. Os documentos produzidos pelas unidades do Tribunal deverão ser transferidos ao Centro de Memória, após terem sido cumpridos os prazos de guarda no arquivo corrente (unidade administrativa produtora), e intermediário (Arquivo Geral), conforme Tabela de Temporalidade adotada pelo Tribunal.

Art. 11. A unidade administrativa responsável deverá adotar as seguintes providências antes da transferência dos documentos:

 

1. observar o calendário de recolhimento;
2. retirar todos os acessórios de metal (grampos e clipes);
3. não utilizar fita adesiva e nem amarrar os documentos com elástico ou barbante;
4. separar e classificar o material por tipo e ano, conforme Tabela de Temporalidade.
5. elaborar Declaração de Restrição para documentos sigilosos (em cor diferente);
6. preencher Guia de Remessa (anexo I), listando individualmente os documentos transferidos, conforme orientação do Arquivo Permanente.

Do Acesso

Art. 12. O acesso ao acervo será permitido a qualquer cidadão, para fins de pesquisa, estudo e vistas in loco, observando-se o grau de sigilo dos documentos, conforme disposições legais.

Art. 13. Quanto à natureza do assunto, os documentos terão a seguinte classificação:

 

1. documentos ostensivos - aqueles cujo teor de informação pode ser de conhecimento público, sem restrições;
2. documentos sigilosos - aqueles que contenham dados ou informações cuja divulgação coloque em risco a segurança da sociedade e do Estado, assim como o resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem da pessoa.

Parágrafo único. Os documentos sigilosos, incluindo os documentos pessoais, serão guardados em condições especiais de segurança, com acesso restrito.

Art. 13. São dois os graus de sigilo e suas respectivas classificações:

 

1. reservado - assuntos reservados, geralmente técnicos, planos, programas e projetos que não devam ser do conhecimento em geral;
2. confidencial - assuntos que podem causar embaraço administrativo ou prejudicar o indivíduo e/ou a entidade, caso seja divulgado.

Parágrafo único. Para fins de classificação de sigilo, incumbe às unidades responsáveis pela documentação expedida a adoção da classificação, de acordo com o disposto nas alíneas "a" e "b" do artigo anterior.

Do Acesso aos Documentos Sigilosos

Art.14. A documentação arquivada como "segredo de justiça ou similar" terá permissão de acesso diferenciado, conforme previsto no art. 155, inciso I, § único, do CPC, classificada como "confidencial".

Do Uso

Art. 15. O acervo documental do Centro de Memória, Arquivo e Cultura está disponível aos usuários internos e externos.

 

1. consideram-se usuários internos os membros do Tribunal, servidores efetivos (ativos), requisitados ou com exercício provisório, e estagiários com exercício no Tribunal;
2. considera-se usuário externo o público em geral.

Art. 16. O uso do acervo dar-se-á da seguinte forma:

 

1. consulta: o acervo documental será consultado, exclusivamente, nas dependências do Centro de Memória e ali reproduzidos, com exceção dos processos judiciais e administrativos que são passíveis de empréstimo ou pertencentes ao acervo do Arquivo Geral do Tribunal.
2. empréstimo: exclusivo aos usuários internos, nos termos do art. 5º , § 4º da Resolução Administrativa 05/2004, que deverão formular pedido fundamentado.

§ 1º Em casos de urgência, os autos de processos judiciais ou demais documentos administrativos poderão ser solicitados por meio eletrônico (Agendamento de Empréstimo) ou diretamente mediante requisição, assinada pelo servidor responsável pela Secretaria requerente, indicando o servidor a quem os documentos deverão ser entregues.

§ 2º No caso de pedido por meio eletrônico (SAJ), será enviada mensagem ao solicitante, comunicando a data para retirada dos autos.

§ 3º O documento sob empréstimo não poderá sofrer qualquer modificação ou inserção/exclusão de folhas por parte do usuário, devendo ser devolvido em condições idênticas às do recebimento.

§ 4º Não serão emprestados os processos que possuem valor intrínseco excepcional, apresentarem condições de fragilidade ou qualquer tipo de dano que acarrete risco à sua conservação em caso de manuseio.

Do Controle do Empréstimo

Art. 17. O controle de empréstimo será feito em formulário próprio e registrado no sistema informatizado.

§ 1º Fica estabelecido o prazo de 10 (dez) dias para empréstimo, renovável por igual período.

§ 2º Constatada a não devolução do material no prazo fixado, será emitida comunicação por escrito ao usuário com a relação dos itens em atraso, para que promova a devolução no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.

§ 3º O empréstimo e a devolução serão providenciados diretamente pelo usuário, o qual não poderá, em hipótese alguma, repassar o material a terceiros.

§ 4º Poderá haver renovação do empréstimo por igual período, se não houver pedido de reserva de outro usuário.

§ 5º Se o documento ou processo emprestado for solicitado por Juiz do Tribunal, o servidor ou o órgão que detiver sua posse deverá, mediante solicitação do Centro de Memória, devolvê-la de imediato, independentemente da data estipulada no empréstimo.

§ 6º É vedado o empréstimo de documentos históricos que não apresentem condições de manuseio, salvo por determinação da Presidência, Vice-Presidência, Corregedoria e Vice-Corregedoria deste Regional.

Da Consulta

Art. 18. Incumbe ao usuário o fornecimento do maior número possível de informações para a localização do documento.

§ 1º A consulta somente será permitida nas dependências do Centro de Memória, cabendo ao servidor responsável localizar o material solicitado e colocá-lo à disposição do usuário.

Art. 19. São deveres do usuário:

 

1. zelar pela conservação do acervo e do patrimônio do Centro de Memória, Arquivo e Cultura;
2. devolver o material emprestado no prazo determinado ou quando requisitado pelo CMAC;
3. observar o máximo de silêncio nas áreas de consulta;
4. apresentar aos servidores do CMAC todo material que portar, na entrada e na saída do recinto;
5. deixar o material consultado sobre a mesa, para evitar a recolocação em lugar indevido;
6. comunicar ao Centro de Memória qualquer dano verificado em obras do acervo, para as providências cabíveis.

Art. 20. Os volumes e pertences dos usuários, que não configurem material de estudo ou de pesquisa, deverão ser guardados nos escaninhos localizados no balcão de atendimento, mediante senha que ficará de posse do usuário.

Parágrafo único. Ao retirar os volumes do escaninho, o usuário deverá recolocar a chave em seu lugar.

Art. 21. Nas dependências do Centro de Memória, Arquivo e Cultura é vedado ao usuário:

 

1. utilizar os terminais de pesquisa para fins particulares;
2. fumar;
3. consumir bebidas e alimentos;
4. formar grupos de conversação;
5. utilizar telefone celular ou qualquer outro aparelho sonoro.

Art. 22. Em caso de dano ou extravio de qualquer material do CMAC, será imposta penalidade ao usuário responsável.

Das Fotocópias

Art. 23. Poderão ser fornecidas cópias do material consultado, exceto quando o material apresentar fragilidade para o manuseio, a critério dos servidores responsáveis pelo Centro de Memória:

I - aos Juízes e servidores, mediante requisição;

II - a outros órgãos públicos definidos em norma interna do Tribunal, mediante solicitação formal;

III - aos demais usuários externos, mediante comprovação do recolhimento do valor devido.

Art. 24. Caberá ao CMAC proceder à extração e eventual autenticação de cópias dos autos pertencentes ao seu acervo, assim como de documentos e processos pertencentes ao Arquivo Intermediário/Arquivo Geral.

Parágrafo único. É vedada a reprodução de documento histórico que não apresente condições de manuseio.

Art. 25. As fotocópias de documentos pertencentes ao Arquivo Intermediário/Arquivo Geral serão feitas, preferencialmente, no recinto do Centro de Memória; havendo necessidade de retirada do material, o controle de saída será feito em formulário próprio.

Parágrafo único. É vedada a retirada de material por usuários externos.

Da conservação

Art. 26. Compete ao Centro de Memória, Arquivo e Cultura a conservação de seu acervo, providenciando sua limpeza, desinfestação, alisamento e restauração sempre que necessário.  

Art. 27. O Centro de Memória abrigará exposição permanente e atenderá à programação previamente estabelecida, promovendo aulas, cursos e palestras para servidores do Tribunal quanto ao Programa de Gestão Documental.

Parágrafo único. Será permitida, levando-se em conta a conveniência e a oportunidade, a exibição do acervo do CMAC fora das instalações deste Tribunal, contanto que devidamente acompanhado por servidor para tanto designado.

Art. 28. Os casos omissos serão analisados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e apresentados ao Presidente do Tribunal.

Art. 29. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

(a) ELIANA FELLIPE TOLEDO

Juíza Presidente