PROVIMENTO GP-VPJ-CR Nº 001/2022

29 de agosto de 2022

 

Atualiza as normas de funcionamento do Arquivo Intermediário (Arquivo Central) do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região

 

 

A PRESIDENTE, o VICE-PRESIDENTE JUDICIAL e a CORREGEDORA REGIONAL DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

 

CONSIDERANDO os termos da Resolução Administrativa nº 006/2022;

 

CONSIDERANDO o quanto decidido pelo E. Órgão Especial, nos autos do Processo nº 14335/2020 PROAD, em Sessão Administrativa realizada em 25 de agosto de 2022;

 

RESOLVEM:

 

Art. 1º Compete à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (Arquivo Central) a guarda, em fase intermediária, da produção documental das unidades de 1ª e 2ª instâncias do Tribunal, transferida ao Arquivo Central anteriormente à publicação deste Provimento, bem como de novas transferências, quando determinadas pela Presidência do Tribunal, após a análise de disponibilidade de espaço adequado de acondicionamento.

 

Do arquivamento de documentos administrativos

 

 

Art. 2º Os documentos e processos administrativos produzidos pelas unidades de 2ª instância do Tribunal poderão ser transferidos ao Arquivo Central, após cumpridos os prazos de guarda no arquivo corrente.

 

Art. 3º A unidade administrativa de origem deverá adotar as seguintes providências para transferência dos documentos em suporte papel:

 

I - separar o material por tipo e ano, classificar conforme Código de Classificação, acondicionar em caixa arquivo, identificar os prazos de guarda e a destinação de acordo com Tabelas de Temporalidade, disponíveis na página do Centro de Memória, Arquivo e Cultura, no sítio eletrônico do Tribunal;

 

II - registrar o pedido de arquivamento e solicitar numeração de caixa à Coordenadoria de Gestão Documental, por meio eletrônico (assystNET);

 

III - etiquetar a caixa, especificando código de classificação, série documental, número de caixa, prazo de guarda e destinação final, conforme modelo disponibilizado em meio eletrônico (assystNET);

 

IV - preencher a Relação de Arquivamento, disponibilizada em meio eletrônico (assystNET), discriminando individualmente os documentos transferidos.

 

§ 1º A Relação de Arquivamento deverá ser impressa em três vias, acondicionadas dentro da respectiva caixa.

 

§ 2º Recebidos os documentos, a Seção de Gestão de Arquivo Intermediário fará a conferência e devolverá uma das vias da Relação de Arquivamento, que deverá ser preservada permanentemente pela unidade de origem, para consultas futuras.

 

§ 3º A não observância dos requisitos necessários para arquivamento implicará devolução do material à unidade administrativa de origem.

 

Do arquivamento dos processos judiciais

 

 

Art. 4º Mediante autorização, os autos judiciais findos poderão ser transferidos à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário, após o preenchimento do Anexo da Resolução Administrativa nº 006/2022.

 

§ 1º As transferências de custódia de processos, quando autorizadas, serão registradas em meio eletrônico (assystNET) pela Coordenadoria de Gestão Documental, devendo constar informações e relatórios da operação.

 

§ 2º É vedada a remessa de autos não findos constantes no artigo 18 da Resolução Administrativa nº 006/2022, bem como dos processos digitalizados para tramitação eletrônica, enquanto não arquivado definitivamente o processo eletrônico decorrente. Serão devolvidos à unidade de origem os processos recebidos em desacordo com este dispositivo.

 

Art. 5º Os autos não findos que contenham pendência permanecerão no arquivo corrente das unidades de 1ª e 2ª instâncias, acondicionados em caixas arquivo identificadas com tarja vermelha.

 

Do desarquivamento de processos judiciais

 

Art. 6º O pedido de desarquivamento de autos não findos, porventura encaminhados à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (Arquivo Central) anteriormente à vigência deste Provimento, os quais deverão retornar à origem para a devida prestação jurisdicional, será atendido mediante despacho, quando ocorrer fato modificador ou nas hipóteses previstas no e-Gestão.

 

§ 1º As hipóteses possíveis de desarquivamento são:

 

a) Para iniciar a execução;

 

b) Para iniciar a liquidação;

 

c) Para prosseguir na fase de conhecimento;

 

d) Para prosseguir na fase de execução;

 

e) Para prosseguir na fase de liquidação.

 

§ 2º Os pedidos de desarquivamento serão realizados pela unidade de origem, por meio eletrônico (assystNET), devendo constar a numeração única e o número da caixa.

 

§ 3º Quando do arquivamento definitivo, os processos especificados no ‘caput’ deste artigo deverão receber novo número de caixa e cumprir prazo de 5(cinco) anos no arquivo da Vara do Trabalho de origem, conforme Tabela de Temporalidade.

 

Art. 7º Sobrevindo recebimento de petição, carta precatória, ofício, requerimento de expedição de certidão, pedido de desentranhamento de documentos ou qualquer expediente que deva ser juntado ao processo, a secretaria da unidade de origem solicitará o desarquivamento para as providências necessárias.

 

Parágrafo único. A expedição de certidão e o desentranhamento de documentos serão realizados pelas unidades de origem.

 

Do desarquivamento de documentos judiciais e administrativos

 

 

Art. 8º Os documentos judiciais e administrativos arquivados na fase intermediária poderão ser desarquivados mediante requerimento da unidade de origem ou por solicitação da Presidência, da Vice-Presidência Administrativa, da Vice-Presidência Judicial, da Corregedoria ou da Vice-Corregedoria.

 

§ 1º Os pedidos de desarquivamento serão realizados por meio eletrônico (assystNET) e deverão constar os dados de identificação para localização dos documentos, como data de arquivamento, número da caixa, unidade de origem e número do processo.

 

§ 2º A unidade requisitante deverá certificar-se de que a caixa e/ou processo solicitado foi efetivamente enviado para o Arquivo Central.

 

Da devolução de processos e documentos judiciais e administrativos à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (Arquivo Central)

 

 

Art. 9º A devolução ao Arquivo Central de processos judiciais e documentos administrativos, desarquivados nas hipóteses dos artigos 7º e 8º, será realizada pela unidade requisitante, por meio eletrônico (assystNET), precedida de confirmação de que o processo ou documento consta da relação de caixas transferidas à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (Arquivo Central).

 

§ 1º A devolução dos autos findos de competência originária ao Arquivo Central será precedida da devida tramitação no sistema de acompanhamento processual do 2º grau (SAP2).

 

§ 2º A não observância dos requisitos necessários à devolução de documentos ao Arquivo Central implicará o retorno dos documentos à unidade administrativa de origem.

 

Da consulta ou vista de processos judiciais arquivados na Coordenadoria de Gestão Documental

 

Art. 10 Os processos judiciais arquivados na fase intermediária, localizados na Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (Arquivo Central) do Tribunal, poderão ser objeto de consulta pelas(os) interessadas(os) e de extração de cópias às suas expensas, mediante solicitação por formulário eletrônico, sendo vedada a sua retirada em carga.

 

§ 1º A vista dos autos para consulta será atendida nos termos da Lei de Acesso à Informação - Lei nº 12.527/2011, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei nº 13.709/2018 e demais disposições legais.

 

§ 2º A consulta será realizada pessoalmente, nas dependências da Coordenadoria de Gestão Documental do Tribunal, mediante agendamento, onde será dado acesso integral aos autos físicos.

 

Das disposições gerais

 

Art. 11 As solicitações de visita técnica, o treinamento de servidoras(es) para eliminação de autos findos e o esclarecimento de dúvidas relativas à eliminação deverão ser registradas em meio eletrônico (assystNET).

 

Art. 12 Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

 

 

(a)ANA AMARYLIS VIVACQUA DE OLIVEIRA GULLA

Desembargadora Presidente do Tribunal

 

(a)FRANCISCO ALBERTO DA MOTTA PEIXOTO GIORDANI

Desembargador Vice-Presidente Judicial

 

(a)ANA PAULA PELLEGRINA LOCKMANN

Desembargadora Corregedora Regional