PROVIMENTO GP-VPJ-CR Nº 002/2016

 

Regulamenta o Arquivo Central do Tribunal

 

O PRESIDENTE, A VICE-PRESIDENTE JUDICIAL E O CORREGEDOR REGIONAL DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais e nos termos da Resolução Administrativa nº 09/2013,

 

RESOLVEM:

 

Art. 1º Compete à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário da Coordenadoria de Gestão Documental a guarda, em fase intermediária, da produção documental das unidades de 1ª e 2ª instâncias e a instalação e organização do Arquivo Central do Tribunal.

Do arquivamento de documentos administrativos

Art. 2º Os documentos e processos administrativos produzidos pelas unidades do TRT deverão ser transferidos ao Arquivo Central depois de cumpridos os prazos de guarda no arquivo corrente.

Art. 3º A Unidade Administrativa geradora deverá adotar as seguintes providências para transferência dos documentos:

• observar o calendário de recolhimento;

• retirar todos os acessórios de metal (grampos e clipes);

• não utilizar fita adesiva, elástico ou barbante;

• separar e classificar o material por tipo e ano, conforme Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidades, disponíveis na página do Centro de Memória, Arquivo e Cultura no sítio eletrônico do Tribunal;

• acondicionar em caixa-arquivo, especificando o código de classificação, série documental, prazo de guarda e destinação final;

• preencher a Relação de Documentos Recolhidos, em três vias, listando individualmente os documentos transferidos;

• elaborar a Declaração de Restrição para documentos sigilosos (em cor diferente):

•  

Art. 4º Recebidos os documentos, a Seção de Gestão de Arquivo Intermediário deverá verificar se foram cumpridas as determinações constantes no artigo anterior, devolvendo, após a devida conferência, uma das vias da Relação de Documentos Recolhidos à unidade geradora.

Parágrafo único. A não observância dos requisitos necessários para arquivamento implicará devolução do material à Unidade Administrativa geradora.

Do arquivamento dos autos judiciais

Art. 5º Os processos de competência originária, assim como os autuados nas unidades jurisdicionais de 1ª instância, após a baixa definitiva e o preenchimento do Anexo I da Resolução Administrativa nº 09/2013, poderão ser transferidos à Seção de Gestão de Arquivo Intermediário, observando-se o calendário de recolhimento, disponível na página do Centro de Memória, Arquivo e Cultura no sítio eletrônico do Tribunal.

Parágrafo único. É vedada a remessa de autos não findos nos termos do art. 14 da Resolução Administrativa nº 09/2013, bem como dos processos digitalizados para tramitação eletrônica, enquanto não arquivado o processo eletrônico decorrente.

Art. 6º Os autos não findos que contenham pendência permanecerão no arquivo corrente das unidades de 1º e 2º graus, acondicionados em caixas-arquivo identificadas com fita de cor vermelha.

Art. 7º Ao encaminhar os autos para o Arquivo Central, a Secretaria da Vara deverá utilizar o serviço de malote, providenciando o devido acondicionamento em caixa arquivo.

§ 1º Os processos que permanecerem com carteiras de trabalho e previdência social, carnês de recolhimento de contribuições previdenciárias e outros documentos relevantes, poderão ser enviados ao Arquivo Central após seu acondicionamento em caixa arquivo, identificada com etiqueta DOCUMENTAÇÃO ORIGINAL, para facilitar posterior desentranhamento dos referidos documentos no caso de eliminação.

Art. 8º A Secretaria da Vara deverá conferir o preenchimento do Anexo I da Resolução Administrativa nº 09/2013 e adotar as seguintes providências para a transferência dos processos:

• separar e classificar por tipo e ano, conforme Tabela de Temporalidade;

• solicitar a sequência numérica de caixas, para a remessa de processos judiciais via Central de Chamados;

• proceder aos registros no sistema informatizado, inserindo número da caixa, prazo de guarda, destinação final e gerar guia de remessa em 03 vias;

• elaborar a Declaração de Restrição para documentos sigilosos (em cor diferente).

Art. 9º. Recebidos os autos de processos judiciais findos, por meio de sistema informatizado, e constatada a inexistência ou preenchimento incorreto do Anexo I, ou o descumprimento das disposições constantes do artigo anterior, será realizada a devolução à unidade geradora para a devida regularização.

Do desarquivamento de autos e documentos administrativos

Art. 10. O desarquivamento será admitido mediante despacho quando ocorrer fato modificador, ou nas hipóteses previstas no e-Gestão para autos não findos encaminhados ao arquivo, que deverão retornar para a devida prestação jurisdicional.

§ 1º As hipóteses de desarquivamento são:

Para iniciar a execução;

Para iniciar a liquidação;

Para prosseguir na fase de cognição;

Para prosseguir na fase de execução;

Para prosseguir na fase de liquidação;

Art. 11. Os documentos e os processos arquivados na fase intermediária poderão ser desarquivados mediante requerimento fundamentado da unidade geradora ou por solicitação da Presidência, Vice-Presidência, Corregedoria ou Vice-Corregedoria.

§ 1º Os pedidos de desarquivamento serão realizados por meio eletrônico - Central de Chamados – e deles deverão constar as informações sobre número do processo, número da caixa e nomes da partes, ou os dados de identificação e localização dos documentos administrativos.

§ 2º A Unidade deverá certificar-se de que o processo e/ou a caixa solicitada foi efetivamente enviada para o Arquivo Central.

Art. 12. Sobrevindo o recebimento de petição, carta precatória, ofício ou qualquer expediente que deva ser juntado ao processo, a Secretaria da unidade geradora deverá solicitar o desarquivamento para as providências necessárias.

Parágrafo único. A expedição de certidões e o desentranhamento de documentos serão realizados pelas Secretarias das Varas.

Da consulta ou vista de autos judiciais arquivados

Art. 13. Os processos arquivados na fase intermediária poderão ser objeto de consulta pelas partes ou advogados mediante requerimento fundamentado dirigido à unidade geradora.

§1º Será concedida a vista dos autos para consulta, observando-se o grau de sigilo conforme as disposições legais.

§ 2º A consulta poderá ser realizada pessoalmente, nas dependências do Centro de Memória, Arquivo e Cultura, mediante agendamento, onde será dado acesso integral aos autos físicos.

§ 3º Incumbe ao jurisdicionado o fornecimento de informações para a localização do processo.

Art. 14 Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação. Revogam-se as disposições em contrário.

 

(a)LORIVAL FERREIRA DOS SANTOS

Desembargador Presidente

 

(a)GISELA RODRIGUES MAGALHÃES DE ARAUJO E MORAES

Desembargadora Vice-Presidente Judicial

 

(a)GERSON LACERDA PISTORI

Desembargador Corregedor Regional