RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA N^o 05/2004

de 18 de outubro de 2004

 

 

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15^a REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, nos termos do Provimento nº 10/2002 do TST, e da Resolução Administrativa nº 02/2003, que institui o Programa de Gestão Documental,

CONSIDERANDO que a gestão de documentos abrange o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, avaliação, arquivamento e eliminação de documentos oficiais;

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de procedimentos que permitam reduzir, com segurança e resguardo, grande quantidade de autos findos nas Varas do Trabalho e no Setor de Arquivo Geral do Tribunal;

CONSIDERANDO a necessidade de se estabelecer os procedimentos internos referentes ao funcionamento do Arquivo Geral e à tramitação de documentos entre as diversas unidades deste Regional e o Arquivo Geral;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer critérios quanto à eliminação de documentos e autos findos, assim como a implantação da Tabela de Temporalidade e da Tabela Única de Assuntos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região conforme as disposições que se seguem;

CONSIDERANDO o decidido pelo Eg. Tribunal Pleno em Sessão Administrativa realizada em 30 de setembro de 2004,

RESOLVE:

Art. 1^o Aprovar as seguintes normas regulamentares sobre organização de Arquivos e Eliminação de Autos.

CAPÍTULO I

DO FUNCIONAMENTO DO ARQUIVO GERAL

Art. 2º O Arquivo Geral está vinculado à Secretaria Judiciária deste Eg. Tribunal, sendo responsável pela guarda de documentos administrativos e judiciais de competência originária em suas fases intermediária e permanente, além dos processos em que se verificar valor para guarda permanente, devendo os mesmos permanecer nas unidades geradoras em sua fase corrente.

Parágrafo único. Os prazos ou condições para permanência nestas três fases deverão estar de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos e Judiciais do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região.

Art. 3º Sobrevindo o recebimento de petição, carta precatória, ofício e quaisquer expedientes que devam ser juntados aos autos de processos ou documentos administrativos recolhidos ao Setor de Arquivo Geral, a Secretaria ou a unidade geradora do documento requisitará os mesmos para as providências necessárias.

§ 1º Em casos de urgência, os autos de processos judiciais ou demais documentos administrativos poderão ser requisitados ao Setor de Arquivo Geral por meio eletrônico ou diretamente, mediante requisição assinada pelo servidor responsável pela Secretaria geradora, indicando o servidor a quem os documentos deverão ser entregues.

§ 2º É vedado ao Arquivo Geral o envio de autos de processos originários findos, ou documentos administrativos para Unidade diversa daquela de origem, salvo por solicitação dos gabinetes da Presidência, Vice-Presidência, Corregedoria e Vice-Corregedoria.

Art. 4º Os pedidos de desarquivamento de autos findos poderão ser feitos pelos advogados, mediante requisição protocolada na Secretaria da Vara de origem, que deverá solicitá-los ao Setor de Arquivo Geral.

Art. 5º - Os processos arquivados na fase intermediária ou permanente poderão ser objeto de consulta pelas partes ou advogados mediante preenchimento de formulário padrão, no Centro de Memória, Arquivo e Cultura (CMAC) ou por agendamento eletrônico (S.A.J ¿ Serviço de Apoio ao Jurisdicionado).

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§ 1º - As solicitações para consulta de autos agendadas por meio eletrônico, devem, necessariamente, ser acompanhadas do endereço eletrônico do solicitante, para que, tão logo, o processo requerido esteja disponível nas dependências do CMAC, seja dada ciência ao judicionado pela mesma via.

§ 2º É vedado aos Setores de Arquivo (CMAC e Arquivo Geral) proceder a carga de autos findos diretamente aos advogados.

 

CAPÍTULO II

DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

 

Art. 6º Os documentos administrativos considerados como de guarda intermediária e de guarda permanente deverão ser encaminhados devidamente organizados, identificados, classificados e acondicionados ao Setor de Arquivo Geral, para aguardarem os prazos para eliminação ou para preservação definitiva (anexo II).

Art. 7º Todos os documentos administrativos enviados ao Arquivo Geral deverão ser acompanhados de listagem em duas vias, contendo os dados essenciais para possibilitar a conferência no recebimento, assim como para buscas futuras.

§ 1º Na relação de documentos recolhidos ao Setor de Arquivo Geral deverá constar sua classificação de acordo com a Tabela de Temporalidade do Tribunal, respectivo título e períodos de abrangência dos documentos, assim como sua natureza e quantidades.

§ 2º Uma das vias deverá ser devolvida à unidade de origem, no prazo de 60 (sessenta) dias, com a comprovação de recebimento, onde deverão constar quaisquer discrepâncias detectadas, além do número da caixa onde foi arquivado o documento.

Art. 8º Os envios de documentos ao Arquivo Geral serão feitos de acordo com um cronograma elaborado pelo Setor de Arquivo Geral e aprovado pela Comissão de Avaliação de Documentos, considerando para sua elaboração os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e a disponibilidade de espaço (anexo III).

§ 1º O Setor de Arquivo Geral deverá dar conhecimento a todas as unidades geradoras de documentos da escala aprovada.

§ 2º Somente poderão ser enviados ao Setor de Arquivo Geral, sem a observância da escala prevista, documentos que já se encontravam sob sua guarda e cujo desarquivamento tenha sido solicitado anteriormente.

 

CAPÍTULO III

DO RECOLHIMENTO E DA PRESERVAÇÃO DE PROCESSOS FINDOS

 

I - Do Arquivamento e da Preservação

Art. 9º Para efeito desta Resolução são considerados como processos judiciais todo conjunto de documentos e procedimentos originários e/ou recebidos no Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região e que estejam organizados, segundo normas processuais, com a finalidade de se realizar a prestação jurisdicional trabalhista.

Art 10. Os autos de processos judiciais findos, na forma do art. 2º da Resolução Administrativa nº 02/2003, serão arquivados nas fases: corrente, intermediária e permanente.

§ 1º Consideram-se processos de Arquivo Corrente aqueles em curso, sem decisão definitiva, em trâmite perante 1ª e 2ª Instâncias.

§ 2º Consideram-se processos de Arquivo Intermediário aqueles que, ainda em curso, sofram suspensão de seu andamento, ou tenham decretado seu arquivamento provisório, e aqueles arquivados definitivamente que aguardam prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade, devendo permanecer nas Secretarias das Unidades Judiciárias quando originados em 1ª instância.

I- Os processos arquivados na fase intermediária deverão receber etiqueta contendo os dizeres "Arquivamento pelo prazo de ...." e permanecerão na Secretaria da Vara até determinação para recolhimento ao Arquivo Geral, conforme cronograma a ser aprovado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, observando-se os prazos de guarda e disponibilidade de espaço.

§ 3º Consideram-se processos de Arquivo Permanente aqueles que, em função de seu valor como prova, garantia de direitos, ou fonte de pesquisa, devam ser preservados, conforme os critérios estabelecidos no Processo GDG nº 280/02 e/ou outros posteriormente fixados pela Comissão para Estudos de Critérios de Preservação da Memória da Justiça do Trabalho, devendo ser guardados:

1. 03 (três) processos de cada tipo e de cada ano;
2. 10 (dez) primeiros processos de cada Vara do Trabalho;
3. os processos de dissídio coletivo;
4. os acórdãos, sentenças e despachos terminativos;
5. de 3% (três por cento) a 5% (cinco por cento) dos autos findos destinados à eliminação, conservando-se no mínimo 01 (um) processo de cada matéria, classificado de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do Tribunal;
6. os processos históricos conforme critérios a seguir relacionados:

1. aspectos relacionados à memória histórica da localidade e importância para pesquisa;

2. originalidade do fato;

3. mudança significativa da legislação aplicável ao caso;

4. ações com referência para fixação de jurisprudência;

5. existência de laudos técnicos e/ou pareceres;

6. causas e decisões de grande impacto social, econômico, político e cultural;

7. eventuais personalidades;

8. características da prova documental;

1. trabalho infantil e feminino;
1. sindicato.

 

Art. 11. As Varas do Trabalho, por recomendação do Juiz Titular, deverão encaminhar ao Setor de Arquivo Geral os autos findos considerados de valor histórico, tendo em vista a unificação dos arquivos de 1ª e 2ª Instância.

Parágrafo único. Nestes casos, os processos serão enviados em separado dos demais, com listagem própria e justificativa da indicação à apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 12. Mediante despacho, ou referência constante dos atos processuais, os Juízes poderão realçar o valor histórico dos processos e determinar à Secretaria a adoção de providências para identificá-los.

Art. 13. Os autos de processos judiciais arquivados em fase intermediária nas Varas do Trabalho deverão ser separados em findos e não findos e, após receber etiqueta de identificação, serão acondicionados em caixa-arquivo com tarjas de cores diferentes.

Art. 14. Consideram-se findos os autos dos processos cuja pretensão foi acolhida no todo ou em parte, por decisão transitada em julgado, ou por acordo homologado, e que tenha sido integralmente satisfeita, inclusive no tocante aos consectários decorrentes.

§ 1º Inserem-se nas disposições do caput os processos transitados em julgado cuja pretensão não tenha sido acolhida e não tenha havido condenação em custas, assim como os extintos com ou sem julgamento do mérito, por decisão de natureza não-condenatória.

§ 2º Para que se considere findos, não poderá haver diligência pendente a cargo da autoridade competente, ou da Secretaria da unidade judiciária respectiva.

Art. 15. Consideram-se não-findos os autos dos processos em que:

I - a sentença ou acordo homologado não tenham sido plenamente satisfeitos;

II ¿ não tenha havido satisfação no juízo universal relativamente a créditos do reclamante, perito e Fazenda Pública, quando decretada a falência do devedor;

III- embora cumprida a sentença ou acordo homologado, pendam de:

a) recolhimento de custas e demais despesas processuais;

b) recolhimento de honorários periciais;

c) levantamento de penhora ou outra providência que possa causar prejuízo às partes ou ao erário público;

d) liberação de depósito recursal;

e) entrega de alvará às partes e/ou peritos;

f) recolhimento de contribuições previdenciárias.

 

II  Da Eliminação

Art. 16. São requisitos para a eliminação de autos processuais:

a) encontrarem-se findos e terem sido cumpridos o prazo de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade da atividade-fim;

b) não serem considerados de guarda permanente, conforme critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

c) não existir em tramitação Ação Rescisória da sentença.

 

Art. 17. Compete à Subcomissão de Eliminação de Autos Findos de 1ª Instância, nas Varas do Trabalho, e à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, no Tribunal, elencar os autos processuais enquadrados na situação descrita no artigo anterior.

Art. 18. A Subcomissão de Eliminação de Autos Findos de 1ª Instância, integrada pelo Juiz da Vara do Trabalho, pelo Diretor de Secretaria e por um servidor do Arquivo Geral, deverá encaminhar para exame a listagem dos autos a serem eliminados à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a quem compete a elaboração e apresentação de proposta circunstanciada de eliminação de autos findos ao Tribunal Pleno.

Parágrafo único. A lista de que trata este artigo também deverá ser enviada por meio eletrônico.

Art. 19. Mediante proposta circunstanciada da Comissão, que será acompanhada da listagem dos processos, o Tribunal Pleno julgará o pedido de eliminação.

Art. 20. A eliminação de autos findos será precedida de publicação de Edital, na Imprensa Oficial, subscrito pelo Presidente do Tribunal, por 03 (três) vezes, em um prazo de 30 dias.

§ 1º O Edital deverá comunicar:

a) que o Tribunal Pleno autorizou a eliminação de autos arquivados, especificando a data de arquivamento do mais antigo e do mais recente;

b) que a listagem dos processos encontra-se afixada na sede do Tribunal, nas Varas do Trabalho de origem e disponível no site do TRT (www.trt15.jus.br);

c) que as partes interessadas no desentranhamento ou cópia de peças do processo, extração de certidões, às suas expensas, deverão formular requerimento, no prazo de 30 dias da última publicação, dirigido ao Juiz Presidente do Tribunal, caso os autos processuais se encontrem na Corte, ou ao Titular da Vara do Trabalho, caso os autos estejam na referida unidade judiciária;

1 - os documentos originais pertencentes às partes, como as Carteiras de Trabalho, carnês de recolhimento de contribuições previdenciárias e outros documentos pessoais considerados relevantes, mesmo que não haja manifestação do interessado, deverão ser desentranhados e preservados, em conformidade com o determinado pela Tabela de Temporalidade ¿ atividade-meio.

§ 2º O Edital também deverá ser afixado na sede do Tribunal, nas Varas do Trabalho de origem e salas da OAB instaladas nas Varas em trabalho de eliminação.

Art. 21. A eliminação dos autos observará a ordem cronológica de arquivamento, ano a ano, e obedecerá a técnicas de picotamento e/ou trituração evitando-se, sempre que possível, formas que venham a prejudicar o meio ambiente.

Parágrafo único. A transferência de documentos e processos de um suporte para outro, com objetivo de eliminação, ficará condicionada à adoção de medidas que lhes resguardem a legalidade, ou a produção de efeitos legais em juízo, ou fora dele.

Art. 22. A eliminação de documentos judiciais poderá ser feita diretamente na Vara de origem, dispensando-se a necessidade de publicação de edital quando se tratar de documentos com previsão de vida apenas corrente.

Art. 23. Ficará sujeito às penalidades previstas em lei aquele que desfigurar, ou destruir, documentos oficiais ou autos processuais.

 

CAPÍTULO IV

DA TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E PROCESSOS TRABALHISTAS

TABELA ÚNICA DE ASSUNTOS

Art. 24. Fica instituída a Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos e Processos Trabalhistas - Tabela Única de Assuntos a seguir, podendo haver inclusões e alterações, desde que devidamente analisadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e referendadas pela Comissão para Estudos de Critérios de Preservação da Memória da Justiça do Trabalho.

Art. 25. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.

Art. 26. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Publique-se, registre-se, cumpra-se.

(a)ELIANA FELLIPE TOLEDO

Juíza Presidente