Portaria GP Nº 010/2003

PORTARIA GP Nº 10/2003,
de 28 de março de 2003
 

PRESIDENTE do TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, nos termos do Provimento nº 10/2002 do TST e da Resolução Administrativa nº 02/2003, que institui o Programa de Gestão Documental,

RESOLVE:

Art. 1º Fica constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região.

Art. 2º A Comissão será composta de um membro de cada uma das seguintes unidades:

a) Gabinete da Presidência;

b) Corregedoria-Regional;

c) Diretoria-Geral;

d) Secretaria Judiciária;

e) Secretaria Administrativa;

f) Setor de Arquivo Geral;

g) Secretaria de Informática.

§ 1º Fica estabelecido o quorum mínimo de quatro membros para definição das estratégias de atuação e realização dos trabalhos que deverão ser submetidos à apreciação da Comissão para Estudos de Critérios de Preservação da Memória da Justiça do Trabalho.

§ 2º Compete à Secretaria Judiciária, responsável pelo Setor de Arquivo Geral coordenar o Programa de Gestão Documental e responder pelo funcionamento da Comissão Permanente de que trata este artigo.

Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

a) propor critérios de organização, racionalização e controle de gestão de documentos de arquivos, respeitada a legislação específica de cada unidade;

b) classificar os documentos quanto ao tipo e fase de arquivamento;

c) elaborar a Tabela de Temporalidade, definindo os prazos de permanência dos documentos de arquivo nas fases corrente, intermediária e permanente, respeitada a legislação vigente, propondo as modificações cabíveis à sua atualização, sempre que necessário;

d) elaborar relatório, que será submetido ao Juiz Presidente do Tribunal, propondo a Tabela de Temporalidade;

e) uniformizar o uso de códigos de classificação, por assunto, dos documentos relacionados na Tabela de Temporalidade;

f) aprovar a amostragem de documentos de arquivo, especialmente dos autos findos arquivados há mais de 5 (cinco) anos e destinados à eliminação, que constituirão acervo histórico;

g) apresentar proposta circunstanciada de eliminação de autos findos ao Tribunal Pleno;

h) aprovar o descarte de documentos baseado na Tabela de Temporalidade;

i) elaborar atas de suas reuniões, fazendo constar o resumo e a conclusão dos assuntos que forem tratados;

j) examinar as propostas das Subcomissões de Eliminação de Autos Findos de 1a instância;

k) estabelecer critérios para sigilo tácito ou explícito e tipos de acesso público e não público, referentes a documentos destinados ao arquivamento.

Art. 4º vedada a eliminação de documentos que integrem o patrimônio arquivístico deste Tribunal, sem prévia consulta à Comissão Permanente de avaliação de Documentos.

Parágrafo único A eliminação de autos findos será decidida pelo Tribunal Pleno após proposta circunstanciada da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, devidamente aprovada pela Comissão para Estudos de Critérios de Preservação da Memória da Justiça do Trabalho, observada a legislação em vigor (art. 2º da Lei 7.627/87).

Art. 5º Este Ato entrará em vigor na data de sua publicação.


a) ELIANA FELIPPE TOLEDO 
Juíza Presidente