Provimento GP-CR Nº 007/2022
19 de setembro de 2022

(REFERENDADO em Sessão Adm.realizada em 1°/12/2022, do Egrégio ÓRGÃO ESPECIAL do TRT15 - PROAD n. 18709/2022, doc. 24)

(Alterado pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

 

Regulamenta o funcionamento das Secretarias Conjuntas de Varas do Trabalho e dá outras providências.

 

A PRESIDENTE e a CORREGEDORA do TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 15ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, ad referendum do Órgão Especial,

CONSIDERANDO o disposto na Resolução n° 296/2021 do Conselho Superior da Justiça do Trabalho, que dispõe sobre a padronização da estrutura organizacional e de pessoal e sobre a distribuição da força de trabalho nos órgãos da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus e dá outras providências;

CONSIDERANDO a edição da Resolução nº 335/2022 do Conselho Superior da Justiça do Trabalho, autorizando o aproveitamento dos recursos orçamentários provenientes da opção do parágrafo único do artigo 24 da Lei nº 11.416 de 15 de dezembro de 2006, assim como a edição da Resolução Administrativa nº 7/2022 deste E. Tribunal, que destinou parte desses recursos à criação de unidades de apoio à jurisdição e unidades de apoio especializado no Primeiro Grau;

CONSIDERANDO o déficit histórico de servidores nas unidades judiciárias de primeiro grau;

CONSIDERANDO a execução do Projeto Especializa e Equaliza, que visa equilibrar a distribuição de força de trabalho e estabelecer a organização para a criação de seções temáticas a partir do agrupamento dos servidores especializados, conforme documentado no PJeCor 0000205-94.2022.2.00.0515;

CONSIDERANDO as disciplinas previstas no Ato Regulamentar GP nº 10/2010 e no Ato Regulamentar GP-CR nº 01/2018, e

CONSIDERANDO a necessidade de constante aprimoramento dos modelos de gestão de processos de trabalho adotados, em busca de alternativas eficazes para ser alcançada a plena eficiência operacional diante dos desafios enfrentados pela Justiça do Trabalho,
 

RESOLVEM:
 

Art. 1º Regulamentar o funcionamento das Secretarias Conjuntas responsáveis pela tramitação dos processos de mais de uma Vara do Trabalho, mantidos em separado os gabinetes dos juízes de primeiro grau, titulares e substitutos, nos moldes autorizados pelo parágrafo 2º do artigo 21 da Resolução CSJT nº 296.
 

CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Fica mantida a estrutura das Varas do Trabalho, com seus respectivos Juízes Titulares, Substitutos e Auxiliares, assim como os gabinetes e salas de audiências àquelas vinculadas.

Art. 3º A implementação das Secretarias Conjuntas restringir-se-á à unificação da estrutura organizacional e de pessoal das secretarias das unidades judiciárias de primeiro grau.
 

CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO

Art. 4º A Secretaria Conjunta será organizada em níveis de gerenciamento e conforme a especialidade nas seguintes estruturas: (Alterado pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

I - Diretoria de Secretaria Conjunta, que atuará na macrogestão de processos de trabalho e de pessoas, responsável pelo alinhamento dos procedimentos às orientações Regionais e Nacionais; (Alterado pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

II - Assessorias, responsáveis pela manutenção do alinhamento nas fases processuais, seguindo o estabelecido no inciso I; (Alterado pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

III - Divisões, que podem compor as Assessorias ou se vincular diretamente à Diretoria de Secretaria Conjunta; (Alterado pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

IV - Seções, como subdivisões das estruturas anteriores. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

§1º As Secretarias Conjuntas podem ter diferentes composições, conforme a quantidade de unidades atendidas e a realidade processual local. (Alterado pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

§2º A Secretaria Conjunta está administrativamente subordinada ao juiz diretor do Fórum e tecnicamente ao juízo natural de cada processo.

§3º As substituições dos gestores em cada nível ocorrerá mediante observância do nível imediatamente anterior, por meio de indicação específica, preferencialmente observada a especialidade da atuação, como segue:

1. Diretor de Secretaria Conjunta por um dos Assessores;
2. Assessores por um dos Chefes de Seção;
3. Chefes de Seção por servidor indicado.

§4º Excepcionalmente, em hipóteses de justificada e pontual necessidade, poderá ser indicado substituto que não esteja nos níveis previstos no parágrafo anterior.

§5º A atribuição de funções e cargos aos servidores poderá passar por rodízios periódicos, conforme o andamento do projeto, os resultados obtidos, bem como o consenso de magistrados responsáveis. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

Seção I
Dos Juízes e gabinetes

Art. 5º Fica mantida a competência dos juízos e preservada a garantia do juiz natural.

Art. 6º Os juízes manterão a estrutura administrativa de seus gabinetes inalterada.

Art. 7º São atribuições intrínsecas dos gabinetes dos juízes a prolação de sentenças e o julgamento de incidentes processuais das Varas às quais estão vinculados, assim como a análise das tutelas de urgência.

§ 1º As minutas dos embargos à execução em matéria de direito serão elaboradas pelos assistentes de juiz. Quanto aos embargos em matéria de cálculos, os calculistas poderão ser instados a apresentar análise especializada para compor a decisão.

§ 2º O assistente do Juiz que minutar o despacho ou a decisão dará cumprimento à determinação, confeccionando eventuais expedientes subsequentes, inclusive os atos de comunicação que se fizerem necessários.

 

Seção II
Dos Servidores e Das Equipes

Subseção I
Da estrutura hierárquica

Art. 8º Será designado para a função de Diretor de Secretaria Conjunta um servidor responsável pela implantação e macrogestão da estrutura.

Art. 9º Incumbirá ao macrogestor local:

1. coordenar e supervisionar a implantação da Secretaria Conjunta;
2. concentrar e melhor direcionar os pontos comuns à implantação no Fórum;
3. manter o bom funcionamento entre as estruturas hierárquicas;
4. ajustar a lotação dos servidores, observando as competências técnicas e comportamentais dos membros que compõem os quadros das secretarias;
5. promover a comunicação efetiva entre os setores, magistrados e servidores;
6. centralizar e organizar o contato entre as Varas aglutinadas e a Corregedoria;
7. determinar aos assessores a organização das rotinas de trabalho e das parametrizações das fases processuais conforme orientações da Corregedoria;
8. fiscalizar o cumprimento das parametrizações e comunicar à Corregedoria eventuais desvios;
9. elaborar, com o auxílio dos assessores e chefes de divisão, os relatórios de Autoinspeção Ordinária Anual e prestar esclarecimentos à Corregedoria nas Correições Ordinárias e Extraordinárias, se houver;
10. utilizar o IGEST, além de outras ferramentas informatizadas, para acompanhamento e elaboração de eventuais estratégias de gestão com fundamento nos índices de desempenho;
11. propor mudanças, melhorias e alternativas para evitar retrabalho;
12. realizar reuniões com magistrados e servidores, sempre que necessário.

 

Subseção II
Dos assessores

Art. 10. Os assessores são responsáveis pela gestão das assessorias às quais estão vinculados, assim como das respectivas seções, observando rigorosamente as orientações da Direção da Secretaria Conjunta, fundamentadas nas normatizações Regionais e Nacionais.

Art. 11. Os assessores terão sob sua responsabilidade as seguintes atividades, entre outras que se fizerem necessárias:

1. planejar a rotina e elaborar plano de trabalho, tornando-a mais eficaz e simplificada para gestores e servidores;
2. parametrizar os modelos de despachos e atas, assim como implementar os procedimentos, mantendo-os atualizados;
3. gerir processos, acompanhando os resultados mediante extração de relatórios por meio das ferramentas de gestão: SICOND, GIGS, designação de responsável, SAO e outras funcionalidades criadas para tal fim;
4. providenciar o cadastramento dos servidores de suas seções nos sistemas e convênios necessários, mediante abertura de chamados nas plataformas correspondentes;
5. no sistema PJe, mediante acesso às unidades do Fórum, triar os escaninhos e as petições urgentes, promovendo os encaminhamentos necessários;
6. capacitar os servidores para o autogerenciamento de suas tarefas na nova rotina e estrutura de trabalho;
7. zelar pela tramitação equânime de todos os processos do Fórum;
8. promover reuniões periódicas (no mínimo quinzenais) com as equipes - preferencialmente mediante suporte de videoconferência - para aproximação e reconhecimento pragmático;

Art. 12. Para a gestão qualificada do processo interno de trabalho, com foco no processo judicial, tramitação com efetividade e gestão por processos, o planejamento das rotinas e atividades deverá ser feito, preferencialmente, nos moldes do Plano de Engajamento Coletivo - PEC, conforme modelo utilizado pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho - CSJT.

Art. 13. Na elaboração do planejamento devem ser identificadas as criticidades,  as tarefas de elevado congestionamento, os maiores prazos e estabelecido o cronograma e a organização de tarefas específicas, visando eliminar ou minimizar os congestionamentos a fim de promover a equalização dos acervos entre as unidades.

Art. 14. O planejamento, para alcançar os objetivos propostos, deve observar os impactos de Gravidade (qual o nível de prioridade da tarefa), Urgência (qual o nível urgência da tarefa) e Tendência (quais as consequências em se fazer ou deixar de fazer a tarefa) - GUT - das atividades, o que atingirá diretamente a prestação jurisdicional, pois em cada célula já estão estabelecidas as ocorrências que têm maior impacto na missão institucional.

 

Subseção III
Das assessorias e seções especializadas 

Art. 15. A Secretaria Conjunta será organizada em assessorias, subdivididas em seções, e os servidores divididos de forma equitativa entre as equipes.

§ 1º Em cada seção especializada será designado um de seus membros como Chefe de Seção.

§ 2º Os servidores de cada seção serão responsáveis pela tramitação dos processos de duas ou mais Varas do Trabalho, observada a divisão por fases.

Art. 16. As assessorias serão divididas nos seguintes moldes e com as seguintes atribuições:

I - Assessoria de Conhecimento:

1. Seção Pré-Pautas: atividades relacionadas à gestão para elaboração das pautas de audiências, à triagem marcada pelo conhecimento especializado e experiência das sessões de audiência (tanto as iniciais como unas ou de instrução). 
2. Seção Pós-Pautas: tramitação do processo de conhecimento e providências diversas das pautas, até o encerramento da instrução processual (incluindo acompanhamento das perícias e seus prazos), conclusão para julgamento, processamento de recursos, remessa ao tribunal e constatação do trânsito em julgado.

II - Assessoria de Execução - Garantia

1. Seção de pesquisas: tramitação inicial das execuções, triagem para inclusão em tentativas de conciliação/mediação, eventuais reuniões de execução, pesquisas básicas até a expedição de mandados e interligação com outras equipes para os respectivos momentos da execução (central de mandados, divisão de execução). O fluxo de trabalho chega à garantia da execução, com decisão transitada em julgado, ou à execução frustrada, após o que as atribuições passarão à próxima equipe.

III - Assessoria de Execução - Expropriação

1. Seção de liberações: a atribuição da equipe tem início com a decisão definitiva na execução, abrangendo a tramitação para atos de expropriação e as liberações para plena satisfação da execução até o encerramento do feito.

Parágrafo único. As Secretarias Conjuntas poderão contar com diferentes quantidades de Assessorias e Seções de apoio, conforme o número de Varas do Trabalho atendidas, consistindo a divisão do caput em diretriz para a organização das especialidades de trabalho. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

Subseção IV
Dos assistentes de secretaria em apoio às pautas

Art. 17. Os assistentes de secretaria em apoio às pautas serão responsáveis pela triagem inicial, pela organização da pauta de audiências de forma otimizada, pela intimação das partes, assim como por secretariar as audiências e dar os encaminhamentos determinados na ata.

Parágrafo único. Para aproveitamento máximo das sessões de audiências, deve ser feita a verificação permanente dos processos incluídos em pauta, até os dez dias que antecedem a data designada, com objetivo de constatar eventuais inconsistências nas intimações. Constatada a necessidade de retirada de pauta, ato contínuo processo diverso deve ser inserido, para realização integral das audiências previstas para aquela sessão.

Art. 18. As pautas de audiências deverão ser elaboradas, preferencialmente, de forma manual, de modo a se aproveitarem as vagas disponíveis, reduzindo-se o tempo entre a distribuição das ações e a realização das audiências.

Parágrafo único. A utilização da designação automática da pauta, quando for o caso, não dispensa a verificação de possíveis ajustes para melhor aproveitamento de vagas.

Art. 19. O servidor designado como assistente de secretaria em apoio às pautas, deverá ter, preferencialmente, capacitação em conciliação e mediação.

Art. 20. Os assistentes de secretaria e demais servidores que tiverem formação em conciliação e mediação poderão atuar em colaboração com o CEJUSC ao qual a unidade esteja abrangida por sua área de atuação.

 

Subseção V

Das Assessorias,  Divisões ou Seções de Liquidação

Art. 21. As Divisões de Liquidação são responsáveis pela gestão e tramitação dos processos relativos à fase de liquidação das secretarias aglutinadas, assim compreendidos os atos abrangidos desde o trânsito em julgado da sentença, incluindo a fase de cumprimento de sentença, até a tramitação para a execução em caso de ausência de pagamento espontâneo.

§1º Conforme a dimensão da Secretaria Conjunta, poderá haver Assessoria de Liquidação, cujo Assessor assumirá as atribuições de gestão previstas no artigo seguinte, viabilizando o acompanhamento e supervisão dos cálculos pelo Chefe de Divisão, quando houver. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

§2º Também é possível a organização de Seção de Liquidação, conforme a configuração da Secretaria Conjunta criada em portaria específica. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

Art. 22. O Chefe de Divisão terá sob sua responsabilidade as seguintes atividades, entre outras que se fizerem necessárias:

1. planejar a rotina e elaborar plano de trabalho, com vistas a torná-la mais eficaz e simplificada para gestores e servidores;
2. implementar procedimentos parametrizados, suas atualizações, assim como inserir no PJe os autotextos de minutas de despachos;
3. acompanhar os resultados mediante extração de relatórios por meio das ferramentas disponíveis;
4. providenciar o cadastramento dos servidores da divisão nos sistemas e convênios necessários, mediante abertura de chamados nas plataformas correspondentes;
5. triar o escaninho e as petições urgentes, atribuindo o processo ao servidor responsável;
6. capacitar os servidores para autogerenciamento de suas tarefas na nova rotina e estrutura de trabalho;
7. zelar pela tramitação equânime de todos os processos do Fórum que tramitem na fase de liquidação, utilizando a atribuição de processos aos calculistas por dígito final da numeração única;
8. observar a Recomendação CR nº 5/2019, a fim de evitar procedimentos ineficazes e conferir maior celeridade à tramitação na fase, por meio da concentração dos atos processuais.

Art. 23. Os calculistas serão lotados e atuarão nas Divisões de Liquidação para desempenhar estritamente as atividades típicas da fase de liquidação do processo, vedada a realização de tarefas relativas às outras fases ou exclusivas de gabinetes.

 

Subseção VI

Da Coordenadoria de Atendimento, das Divisões ou Seções de Atendimento e Administração

Art. 23-A. Compete à Coordenadoria de Atendimento atuar na centralização regional dos projetos relacionados e orientações necessárias ao alinhamento dos procedimentos nas Divisões ou Seções de Atendimento e Administração em cada localidade. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

24.  Compete à Divisão de Atendimento e Administração:

1. fazer o atendimento ao público externo;
2. promover o atendimento aos balcões físico e virtual;
3. centralizar e gerenciar o recebimento de e-mails, e-remessa, malote digital e demais ferramentas de comunicação entre setores;
4. elaborar documento com Perguntas Frequentes (FAQ), otimizando a rotina e padronizando o atendimento;
5. administrar a utilização do Sistema de Designação de Oitivas por videoconferência - SISDOV;
6. administrar o acervo físico do Fórum ao qual estiver vinculada, inclusive quanto aos pedidos de carga de processo.

§1º O Chefe dessa Divisão será responsável pela administração predial e serviços a ela inerentes, bem como por desempenhar outras tarefas que se fizerem necessárias, tal como previstas no artigo 1º do Ato Regulamentar nº 01/2018 (ou atualizações), prevalecendo a presente regra específica nos Fóruns em que estiver implantada a referida Divisão.

§2º Para o desempenho das atribuições supramencionadas, a autorização para a concessão e aplicação de Suprimento de Fundos, prevista no Ato Regulamentar GP nº 10/2010 ou norma que o atualize, irá recair, preferencialmente, sobre o chefe da Divisão de Atendimento e Administração.

§3º Conforme a dimensão da Secretaria Conjunta, é possível criar Seção de Atendimento e Administração, de acordo com a previsão em portaria específica.(Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

Art. 25. O atendimento ao público externo ocorrerá das 12 às 18 horas e,  preferencialmente, por meio do balcão virtual. Todavia, deverá ser assegurado atendimento aos advogados sempre que houver servidores nas dependências forenses, notadamente no período matutino.

Art. 26. O horário para atendimento de reclamações verbais será fixado pelo Juiz Diretor do Fórum, dentro do horário de atendimento ao público.

Subseção VII

Das Divisões de Apoio aos Magistrados

Art. 26- A. Sem prejuízo das competências e das estruturas dos gabinetes de Juízes, a previsão dos artigo 7º fica flexibilizada nas Secretarias Conjuntas em que forem criadas as Divisões de Apoio aos Magistrados para auxiliar na elaboração de minutas de decisões e expedição de expedientes ou atos subsequentes, conforme plano de trabalho localmente elaborado. (Incluído pelo Provimento GP-CR nº 09/2023)

§1º A gestão procedimental das unidades referidas no caput é atribuída a servidor Chefe de Divisão, ao qual compete a orientação dos demais servidores lotados conforme a parametrização elaborada em conformidade com os entendimentos de todos os magistrados responsáveis.

§2º A criação de Divisão de Apoio aos Magistrados é exclusiva das Secretarias Conjuntas, dependendo do alinhamento das demais estruturas organizacionais previstas neste normativo.

 

CAPÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS

Art. 27. O Fluxo Nacional da Justiça do Trabalho - WikiVT - deverá ser utilizado como fonte de consulta do fluxo processual, a fim de uniformizar o trabalho e evitar a geração de novas inconsistências, uma vez que a ferramenta contém a descrição do processo de trabalho, o procedimento para a correta tramitação no sistema PJe, os movimentos do e-Gestão, os normativos relacionados e, ainda, modelos de documentos e de despachos.

Art. 28. Diante das limitações práticas e dos recursos disponíveis - em especial quanto aos aspectos de pessoal e de tempo - direcionar-se-á, inicialmente, ações com foco na identificação e mapeamento das criticidades e das tarefas com elevado congestionamento para a elaboração dos planos de trabalho, visando sua imediata aplicação quando da implantação da Secretaria Conjunta.

Art. 29. Para uma  rotina eficiente de trabalho dos gestores e servidores, os assessores deverão entrar diariamente nos escaninhos e tarefas e realizar a triagem e envio de processos para a tarefa "análise". O servidor, consultando a tarefa análise poderá e deverá buscar os processos para tramitação, observada a divisão estabelecida pelo dígito final da numeração única. O servidor deverá entrar em apenas uma tarefa por Vara e tramitará os processos por ordem de antiguidade da entrada na tarefa.

Art. 30. Como forma de facilitar a busca dos processos por atividade a ser realizada, assim como para a boa organização, otimização da rotina de trabalho e o controle dos processos, poderão ser:

I - aplicados filtros por fase, tipo de atividade, chips, GIGS, entre outros, no painel global do sistema PJe;

II - utilizados os mecanismos chips e a ferramenta GIGS, observados os termos da Ordem de serviço CR nº 3/2022.

Art. 31. A parametrização dos despachos e procedimentos realizada pelos assessores deverá ficar disponível a todos os servidores em documento compartilhado e deverá ser seguida por todos os integrantes das unidades aglutinadas.

Art. 32. Visando a aplicação do mecanismo de autogestão e o aprimoramento do modelo de gestão organizacional, os servidores devem buscar a capacitação para serem gestores de seus acervos dentro da nova rotina de trabalho.   

Art. 33. Como medida de aperfeiçoamento das rotinas de trabalho e de tramitação de processos, bem como para promover a troca de experiências e a visão sistêmica, deverão ser feitas reuniões periódicas entre todas as equipes das secretarias aglutinadas e as demais unidades do Fórum, visando o cumprimento da missão organizacional.

CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES GERAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 34. A Autoinspeção Ordinária Anual deverá observar a estrutura administrativa das Unidades, sendo o macrogestor, com o auxílio dos assessores, o responsável pelos procedimentos àquelas atinentes.

Art. 35. Para as apurações de índices e estatísticas das Varas, os gestores deverão considerar e consultar individualmente os relatórios de cada unidade judiciária de primeiro grau.

Art. 36. Todos os assessores e servidores devem permanecer ativos na ferramenta Google Chat (ou outra que vier a ser disponibilizada pela instituição) durante o horário de expediente a fim de facilitar a comunicação.

Art. 37. Eventuais dúvidas relativas à implantação das Secretarias Conjuntas deverão ser encaminhadas por meio do sistema PJeCor, no processo nº 0000205-94.2022.2.00.0515.

Art. 38. A Corregedoria Regional poderá desenvolver e implantar as Secretarias Conjuntas, ainda que gradualmente, mediante cronograma e por meio de edição de ato próprio.

Art. 39.  Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Cumpra-se.

 

(a)ANA AMARYLIS VIVACQUA DE OLIVEIRA GULLA
Desembargadora Presidente do Tribunal

(a)ANA PAULA PELLEGRINA LOCKMANN
Desembargadora Corregedora Regional